Você sente que não conseguiu ser tão produtivo quanto queria no ano que passou? Seus dias parecem passar cada vez mais depressa e as horas não rendem? Esse post é pra você!

Nossa rotina mudou: está mais dinâmica e os dias parecem passar cada vez mais rápido. Recebemos tantas informações a todo momento que, muitas vezes, fica difícil manter o foco e filtrar o que é útil de fato naquele presente momento.

Essa sobrecarga de informações e acontecimentos pode diminuir nossa produtividade, dificultando que o foco seja mantido de maneira efetiva ao longo de todo o dia. Para começar o ano de 2020 pronto para superar essas barreiras, continue lendo e confira oito dicas práticas para adotar no seu dia-a-dia.

Organize listas de tarefas

Planejamento é uma prática essencial para garantir que nenhuma pendência será esquecida ou ficará interminada. Dessa forma, as listas de tarefas são uma forma efetiva de organizar compromissos diários, semanais e até mesmo mensais ou anuais.

Cada pessoa encontrará uma melhor maneira para organizar listas de acordo com a própria rotina, mas aqui vão algumas dicas:

• Estabeleça listas semanais e, conforme passarem os dias, elabore listas diárias a partir delas;
• Enumere as tarefas por ordem de execução, considerando os momentos do dia em que você se considera mais eficiente. Se você produz melhor após o almoço, por exemplo, programe as tarefas mais trabalhosas e criativas para este horário;
• Esteja com suas listas sempre à mão, para que não se esqueça de anotar quando surgir um compromisso. Uma boa alternativa é utilizar o celular como ferramenta para organização.

Determine horários para tarefas rotineiras

Existem tarefas que você executa todos os dias, tais como: ler e responder e-mails, enviar orçamentos, verificar extratos, etc? Pense se você poderia executar tais tarefas em um ou mais momentos específicos do dia. Exemplo: “todos os dias, somente às 08h, 11h e 15h eu verificarei minha caixa de e-mails”. Isso evita que você fique parando tarefas maiores o tempo todo, permitindo um fluxo de produtividade com menos interrupções.

Inicie e finalize cada tarefa

Sempre que possível, procure finalizar todas as tarefas que iniciar, sem interrupções, em especial as de curta duração. Em vez de, por exemplo, ler uma mensagem e pensar “depois respondo”, tente responder no mesmo momento, para que seu dia fique livre de pequenas pendências.

Essa dica também vale para tarefas com maior duração, que podem ter o fluxo de produtividade potencializado quando executadas do começo ao fim – mesmo com pequenas pausas para descanso.

Pensamento fora de hora? Anote.

É normal estarmos realizando uma tarefa e, de repente, lembrar de algum outro compromisso ou ter algum insight. Em vez de parar o que está fazendo e já resolver o que você lembrou, apenas anote – caso não seja urgente, é claro – e reveja o lembrete depois de finalizar o que já está em andamento.

Simplifique reuniões

Antes de marcar uma reunião formal na sala de reuniões da empresa, avalie se aquele assunto realmente demanda bastante tempo para ser tratado. Caso não, transforme as reuniões em conversas, que podem ser realizadas durante a própria rotina em algum espaço mais tranquilo.

Os Talks High Back da Cavaletti podem ser uma excelente alternativa para otimizar reuniões, proporcionando privacidade e conforto para conversas entre colaboradores ao longo do dia.

Faça pequenas pausas

Em vez de trabalhar horas a fio, realize pequenas pausas ao longo das horas. É importante ter momentos para espairecer, para evitar sobrecarga e dar prosseguimento à tarefa com total eficiência.

Uma das técnicas mais famosas para essa prática é a “pomodoro”, que consiste em intervalos de 5 minutos a cada 25 minutos executados, com 30 minutos de pausa a cada 4 etapas de 25 minutos. Contudo, você pode adaptar o tempo de trabalho e das pausas de acordo com as suas necessidades. 

Muitas empresas estão adotando o uso de áreas de descompressão, para que os colaboradores façam pausas saudáveis ao longo do dia. Você pode conferir mais sobre essa e outras tendências dos novos ambientes de trabalho neste post aqui: 5 ideias para novos espaços de trabalho.

Descubra o que te ajuda a manter o foco; elimine o que te distrai

Cada pessoa possui maneiras próprias e pessoais para se concentrar. Descubra as suas! Será que você se concentra melhor quando ouve música? Quando trabalha em determinado período do dia? Quando está em um ambiente com nenhum barulho? Experimente diversas possibilidades e observe como influenciam em sua produtividade

Ao mesmo tempo, fique atento ao contrário também: o que tem tirado sua atenção e atrapalhado seu rendimento? As notificações do seu celular? A má iluminação do seu ambiente? As conversas paralelas? Observe e elimine ou ajuste tudo aquilo que for possível.

Utilize autorrecompensas

Estimule a sua dedicação estabelecendo recompensas para tarefas finalizadas. “Se eu terminar aquele relatório até hoje à tarde, posso assistir a um episódio de série”; “Se eu conseguir bater minha meta até semana que vem, compro aquele eletrônico que estou querendo”; “Se eu organizar minha caixa de entrada hoje, como um chocolate”, e assim por diante. Uma recompensa é sempre motivadora e ajuda a evitar procrastinações.

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Um escritório ou home office com design atrativo, que impulsione a sua vontade de trabalhar, pode ser um grande aliado para incentivar a produtividade. Comece 2020 renovando seu ambiente de trabalho! Entre em contato com uma de nossas lojas:

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